Okul Turnikesi ile Giriş Çıkış Takibi | Veli SMS ve OkulBio

Okul turnikesi, öğrencinin okul kapısından hangi saatte ve hangi yönde geçiş yaptığını takip etmek için kullanılır. Hursoft’un kartlı okul turnike çözümünde öğrenci kendisine tanımlanan kartı okutur, geçiş kaydı Hursoft Öğrenci Devam Kontrol Sistemi’ne (ÖDKS) aktarılır ve okulun ayarlarına göre veli SMS bildirimi veya OkulBio mobil uygulaması üzerinden bilgilendirilir.

Okul yönetimi için asıl fark, sabah girişlerinin ve gün sonu çıkışlarının aynı öğrenci kaydında görülebilmesidir. Örneğin öğrencinin saat 08.06’da ana kapıdan girdiği, 12.40’ta izinli çıktığı ve 13.25’te geri döndüğü görülebilir. Böylece okul idaresi, gün içindeki hareketleri ayrı ayrı inceleyebilir ve kayıtları kendi izin ve devam kurallarıyla birlikte değerlendirebilir.

Veli SMS bildirimi, geçiş bilgisini uygulama yüklemeye gerek kalmadan veliye iletir. OkulBio mobil uygulaması ise yetkili velinin bildirim almasına ve daha sonra giriş-çıkış geçmişini incelemesine imkân tanır. İki kanal aynı okul turnikesi altyapısıyla birlikte kullanılabilir. Okul, hangi olayın hangi kanaldan bildirileceğini paket ve bildirim ayarları kapsamında belirler.

Okul turnikesi ile giriş-çıkış takibi nasıl çalışır?

Kartlı geçiş sisteminde üç ayrı olay vardır. Kartın okuyucu tarafından tanınması, geçiş kaydının oluşması ve bildirimin veliye ulaşması aynı şey değildir. Sistemi doğru kurmak ve olası sorunları hızlı çözmek için bu ayrımı bilmek gerekir.

1. Öğrenci kartını okutur. Okuyucu kartın tanımlı olup olmadığını ve ilgili kapıda, o saat diliminde geçişe izin verilip verilmediğini kontrol eder.

2. Turnike geçişe izin verir. Giriş ve çıkış yönleri kurulumda tanımlanır. Öğrenci kartı okutup geçişi tamamlamadan geri dönerse sistemin ne kaydedeceği, seçilen terminal, sensör ve entegrasyon yapılandırmasına bağlıdır. Bu senaryo teslim testine alınmalıdır.

3. Hursoft ÖDKS olayı işler. Sisteme aktarılan olay öğrenciyle ilişkilendirilir. Yönetim, yapılandırmaya göre tarih, saat, yön ve kapı bilgilerini kontrol edebilir.

4. Veliye bildirim gönderilir. İlgili olay için bildirim açıksa sistem, SMS’i Netgsm entegrasyonu üzerinden ve mobil bildirimi OkulBio üzerinden gönderir. Geçiş saati ile bildirimin telefona ulaşma saati her zaman aynı olmayabilir.

Örneğin turnike olayı 08.06’da kaydedilmiş, bildirim 08.08’de ulaşmış olabilir. Okula giriş saatini araştırırken bakılacak ilk yer telefon ekranındaki bildirim saati değil, ÖDKS’deki geçiş kaydıdır.

Bir okul gününde hangi kayıtlar oluşur?

Aşağıdaki örnek, kartlı okul turnikesi bulunan bir kolejde uygulanabilecek bir bildirim planını gösterir. Saatler ve mesaj kuralları örnektir.

Bu örnekte okul için önemli olan, gün içindeki dört hareketin izlenebilmesidir. Veli için önemli olan ise hangi hareketin kendisine bildirilmesinin gerçekten yararlı olduğudur. Her geçişte mesaj göndermek yerine, sabah ilk giriş, gün sonu çıkış ve okulun özellikle bilgilendirmek istediği istisnalar için bir bildirim planı hazırlanabilir. Hangi senaryoların seçilebilir olduğu kurulumda teyit edilmelidir.

Veli SMS bildirimi mi, OkulBio mobil uygulaması mı?

Örnek giriş SMS’i — “Sayın velimiz, öğrenciniz bugün saat 08.06’da okul giriş turnikesinden geçiş yapmıştır.”

Örnek çıkış SMS’i — “Sayın velimiz, öğrenciniz bugün saat 16.12’de okul çıkış turnikesinden geçiş yapmıştır.”

Okulun yapılandırması uygunsa bir veli SMS alırken başka bir yetkili veli OkulBio’dan takip edebilir. Bunun için okulun öğrenci-veli eşleştirmelerini ve kanal ayarlarını doğru yapması gerekir. SMS ve OkulBio aynı geçiş olayından beslenir ancak ikisinin teslim koşulları farklıdır. Birinin gecikmesi, diğerinin de geciktiğini göstermez.

Okul turnike kayıtları devamsızlık takibinde nasıl kullanılır?

Kampüse giriş kaydı, sınıfta derse katılım kaydı değildir. Örneğin bir öğrenci saat 08.10’da okul turnikesinden geçmiş olabilir ancak ilk derse katılmamış olabilir. Benzer biçimde kartını unutan ya da okulun görevli kontrolündeki yan kapısından giren bir öğrencinin ana turnikede kaydı görünmeyebilir. Bu nedenle okul turnike sistemi, sınıf yoklamasını ve okulun resmî devam işlemlerini destekler, onların yerine geçmez.

Hursoft ÖDKS’de okulun belirlediği saatlere ve kurallara göre geç giriş, erken çıkış ve devamsızlık durumları takip edilebilir. Uygulamada en faydalı yöntem, kayıt görünmeyen veya olağan dışı bir hareketi veliye duyurmadan önce okulun izin ve yoklama bilgisiyle karşılaştırmaktır. Özellikle izinli öğrencilerin, geç gelen servislerin ve okul dışı etkinliklere katılan grupların nasıl ele alınacağı dönem başında belirlenmelidir.

Okul turnikesi seçerken kapasite ve teslim testi

Turnike sayısını toplam öğrenci mevcuduna göre değil, en yoğun dakikalardaki geçiş talebine göre belirleyin. Örneğin 600 öğrencinin 300’ü aynı 10 dakikada geliyorsa, yalnızca bu grup dakikada ortalama 30 geçiş talebi oluşturur. Servisler aynı anda yanaştığında bazı dakikalardaki talep bu ortalamanın üstüne çıkar. Kartın bulunması, çantayla geçiş ve giriş-çıkışın eşzamanlı olması gerçek kapasiteyi etkiler. Bu yüzden yalnızca katalogda yazan kart okuma hızına göre karar vermeyin.

Yerleşimde giriş ve çıkış yönlerini, yağmur altında oluşabilecek kuyruğu, görevli görüşünü ve erişilebilir geçiş güzergâhını birlikte değerlendirin. Hursoft okul turnike projesinde donanımın mekanik yapısı, montaj alanı, kart okuyucu, ÖDKS, veli SMS ve OkulBio aynı keşifte ele alınabilir. Teklifte yalnızca turnike adedini değil, kartlar, montaj, devreye alma, eğitim, lisans, SMS ve teknik destek kalemlerini de ayrı ayrı görün.

Teslim sırasında şu senaryoları okul personeliyle birlikte deneyin.

• Tanımlı bir öğrenci kartıyla giriş ve çıkış yapın. Tarihin, saatin ve yönün ÖDKS’de doğru göründüğünü kontrol edin.

• Kartı okutun fakat turnikeden geçmeyin. Ekranda bir kart okuma olayı mı yoksa tamamlanmış geçiş mi göründüğünü ve veli bildirimi oluşup oluşmadığını kontrol edin.

• Aynı kartı kısa aralıkla tekrar okutun. Aynı olay için gereksiz ikinci bir kayıt veya mesaj oluşup oluşmadığını test edin.

• Deneme kartının yetkisini kaldırın ve tekrar okutun. İptal işleminin ilgili okuyuculara yansıdığını doğrulayın.

• Yetkili test veli hesabıyla SMS ve OkulBio bildirimini ayrı ayrı deneyin. Okulun ağ bağlantısı kesildiğinde geçiş kaydının nasıl tutulduğunu, bağlantı geri geldiğinde neyin aktarıldığını ve bildirimin nasıl işlendiğini doğrulayın.

Hursoft okul turnike sistemlerini inceleyin

Okulunuza uygun turnike adedini ve bildirim kapsamını belirlemek için öğrenci sayınızı, servislerin yoğun giriş saatini ve kullanılacak kapı sayısını Hursoft ile paylaşın. Böylece donanım, yazılım ve yıllık kullanım kalemlerini aynı teklif üzerinden karşılaştırabilirsiniz. Hursoft ile iletişime geçin

Sıkça Sorulan Sorular

1. Öğrenci turnikeden geçince veliye otomatik SMS gider mi?

Okul SMS kanalını etkinleştirdiyse ve olay ilgili bildirim kuralına uyuyorsa otomatik SMS gönderilebilir. Geçiş kaydının ÖDKS’ye ulaşması, öğrencinin doğru veli numarasıyla eşleşmesi ve SMS hizmetinin çalışır durumda olması gerekir. SMS’in telefona ulaştığı saat operatör ve telefon koşullarına göre değişebilir.

2. Veli SMS almadı ama OkulBio’da kayıt görünüyor. Ne kontrol edilmeli?

Önce OkulBio’daki saatin doğru geçişe ait olduğunu teyit edin. Ardından okul yönetimi, veli numarasını, olayın SMS kuralına dahil olup olmadığını ve varsa Netgsm gönderim durumunu kontrol etmelidir. Tersi durumda, yani SMS geldiği hâlde mobil bildirim görünmüyorsa doğru OkulBio hesabı, telefonun internet bağlantısı ve uygulamanın bildirim izni kontrol edilir. Uygulamada kaydın görünmesi, telefonun anlık uyarıyı göstermesiyle aynı şey değildir.

3. Okulun interneti veya yerel ağı kesilirse geçişler kaybolur mu?

Okulun dış internet bağlantısı kesildiğinde yerel ağ ve cihaz-yazılım iletişimi çalışıyorsa, yapılandırmaya bağlı olarak geçiş kaydı okulda alınmaya devam edebilir. Okuyucunun yerel ağ bağlantısı kesilirse çevrimdışı kayıt destekleyen modeller yetkili kartları tanıyıp kayıtları cihaz hafızasında tutabilir. SMS ve OkulBio bildirimleri ise ilgili bağlantılar yeniden kurulmadan anında ulaşmayabilir. Kayıtların sonradan aktarılmasıyla eski bildirimlerin gönderilip gönderilmemesi ayrı ayrı test edilmelidir.

4. Öğrenci kartını unutur, kaybeder veya kartını arkadaşına verirse ne olur?

Kart unutulduğunda okul, kimliği yetkili personel aracılığıyla doğrulayıp kendi geçici geçiş prosedürünü uygulayabilir. Kart kaybolduğunda eski kartın yetkisi kaldırılmalı, değişikliğin okuyuculara ulaştığı doğrulanmalı ve yeni kart doğru öğrenciye bağlanmalıdır. Kart başkasına verilirse kartlı sistem okutulan kartın kimliğini bilir, kartı taşıyan kişinin gerçekten kart sahibi olduğunu tek başına doğrulamaz. Bu nedenle kart sahipliği kuralları ve girişte görevli gözetimi önemlidir.

5. Okul turnikesi için parmak izi veya yüz tanıma zorunlu mu?

Hayır. Öğrencinin giriş-çıkış takibi, kartlı okul turnikesiyle yapılabilir. Hursoft’un burada anlattığı kartlı çözümde 18 yaş altındaki öğrenciler için parmak izi veya yüz tanıma kullanılmaz. Öğrencinin kartı, geçiş kaydının oluşturulması için yeterlidir. Kartlı sistemde de öğrenci, veli ve geçiş bilgilerine erişim yetkileri okulun veri yönetimi süreçlerine göre düzenlenir.

6. Aynı öğrenci birden fazla kapıdan geçerse kayıtlar birleşir mi?

Okulun kapılarındaki cihazlar aynı öğrenci takip altyapısına doğru biçimde tanımlandığında, farklı kapılardaki hareketler aynı öğrenci kaydında incelenebilir. Bunun için cihaz saatleri uyumlu olmalı, her okuyucu doğru kapı ve yönle eşleştirilmeli, ilgili kartlar okuyuculara doğru tanımlanmalıdır. Kayıtların yalnızca sisteme bağlı ve kayıt üreten geçiş noktalarını kapsadığı unutulmamalıdır.

7. Okul turnikesi yangın, acil durum veya elektrik kesintisinde nasıl çalışır?

Turnikenin serbest geçişe geçmesi, kolun davranışı ve alarm sistemiyle bağlantısı seçilen modele, güç beslemesine ve proje tasarımına bağlıdır. Kurulum, okulun tahliye güzergâhını engellemeyecek biçimde planlanmalı ve acil durum davranışı kabul sırasında sahada doğrulanmalıdır. Tahliye sırasında kart okutulmadan çıkılabileceği için turnike kayıtları acil durum sayımında tek kaynak olarak kullanılmamalıdır.

8. Veli, OkulBio’da başka öğrencilerin kayıtlarını görebilir mi?

OkulBio, yetkili veli hesabına yalnızca o hesapla eşleştirilmiş öğrencinin ilgili bilgilerini gösterecek şekilde çalışır. Okul, öğrenci-veli eşleştirmesini ve erişim yetkilerini güncel tutmalıdır. OkulBio’nun öğrenci ve veli verilerine ilişkin aydınlatma metninde okul veri sorumlusu, Hursoft ise okul adına teknik işlem yaptığı bu kapsamda veri işleyen olarak tanımlanır.

9. OkulBio ücretli mi? Veli SMS için ayrıca ödeme gerekir mi?

OkulBio mobil uygulaması veliler için ücretsizdir. Bu, kurumun Hursoft öğrenci takip yazılımı lisansının veya SMS gönderimlerinin ücretsiz olduğu anlamına gelmez. Okul teklifte yıllık yazılım lisansını, mobil uygulama kullanım kapsamını ve SMS kontörünün pakete dahil olup olmadığını ayrı kalemler olarak kontrol etmelidir.

10. Okul turnikesi fiyatı neye göre değişir?

Fiyatı turnike adedi ve modeli, okuyucular, kart sayısı, kapı yerleşimi ve montaj altyapısı belirler. Yazılım lisansı, SMS kontörü, eğitim ve satış sonrası destek de toplam bütçeyi etkiler. İki teklifi doğru karşılaştırmak için ilk kurulum bedelini yıllık devam eden giderlerden ayırın. Aynı donanım adedine sahip iki teklif, yazılım ve destek kapsamı farklıysa aynı çözümü sunmaz.

11. Mevcut okul turnikesine Hursoft ÖDKS, SMS ve OkulBio eklenebilir mi?

Bazı kurulumlarda mevcut turnike gövdesi kullanılabilir ve okuyucu veya kontrol ekipmanı uyarlanabilir. Bunun için marka-model, kart tipi, okuyucu bağlantısı, giriş-çıkış yönü ve cihazın geçiş kayıtlarını hangi yöntemle iletebildiği incelenir. Uyumluluğu doğrulamanın en iyi yolu, örnek bir öğrenci kartıyla hem giriş hem çıkış yapıp ÖDKS kaydını ve yetkili veliye giden iki bildirim kanalını uçtan uca test etmektir.